Kurumsal Doküman ve Belge Yönetim Platformu

Belgelerinizi Güvenli ve Merkezi Bir Yapıda Yönetin

Kurumlarda farklı departmanlar tarafından oluşturulan belge ve dokümanların güvenli şekilde saklanması, doğru kullanıcılarla paylaşılması ve geçmiş versiyonlarının takip edilebilmesi operasyonel süreklilik açısından kritik önem taşır.

Kurumsal Doküman ve Belge Yönetim Platformu, kurumların dijital belgelerini merkezi bir sistem üzerinden düzenlemesine, yönetmesine ve güvenli şekilde erişime sunmasına olanak tanır.

Belgeler; klasör, kategori ve etiket yapılarıyla organize edilerek ihtiyaç duyulan içeriklere hızlı şekilde erişilmesi sağlanabilir. Rol ve erişim kuralları sayesinde kullanıcıların hangi belgelere erişebileceği merkezi olarak kontrol edilebilir.

Belge üzerinde gerçekleştirilen değişiklikler versiyon bilgileriyle kayıt altına alınarak geçmiş sürümlerin takip edilmesi ve gerektiğinde önceki bir sürüme geri dönülmesi sağlanabilir.

Yedekleme ve arşivleme politikaları sayesinde kritik dokümanların korunması ve veri sürekliliğinin desteklenmesi hedeflenir.

Doküman yönetim sistemi kimler için uygun?

Sözleşme, teklif, teknik çizim, prosedür, kalite belgesi ve personel dosyası gibi yoğun doküman trafiği olan kurumlar için tasarlanmıştır. Belgelerin ortak klasörlerde, e-posta eklerinde ve kişisel bilgisayarlarda dağınık durduğu, güncel sürümün hangisi olduğunun bilinmediği yapılarda en hızlı kazanımı sağlar.

ISO denetimlerine hazırlanan, KVKK kapsamında kişisel veri içeren belgeleri yöneten veya saha ekipleriyle belge paylaşan işletmeler için merkezi ve izlenebilir bir arşiv aynı zamanda uyum gereksinimidir.

Temel özellikler

Klasör, kategori ve etiketlerle düzen

Belgeler kurumun yapısına uygun klasör ağacında tutulur; kategori ve etiketler sayesinde aynı belge farklı bakış açılarıyla bulunabilir. Tam metin arama ile içerik içindeki ifadeler de taranır.

Sürüm kontrolü ve onay akışı

Her değişiklik yeni bir sürüm olarak saklanır; kimin neyi değiştirdiği görülür ve önceki sürüme dönülebilir. Prosedür ve sözleşme gibi kritik belgeler yayınlanmadan önce tanımlı onay adımlarından geçer.

Ayrıntılı erişim yetkileri

Görüntüleme, indirme, düzenleme ve paylaşma yetkileri rol, departman veya kişi bazında verilir. Dış paylaşımlar süreli bağlantılarla yapılır ve süre dolunca otomatik kapanır.

Saklama süresi ve arşivleme

Belge türüne göre saklama süreleri tanımlanır; süresi dolan belgeler arşive alınır veya imha onayına düşer. Yedekleme politikaları veri kaybı riskine karşı düzenli olarak çalışır.

Şablonlar ve otomatik numaralandırma

Sık kullanılan sözleşme, teklif ve form belgeleri için şablonlar tanımlanabilir. Belgeler kurumun kodlama standardına göre otomatik numaralandırılır; böylece aynı belgenin farklı kopyaları oluşmaz ve her belge benzersiz bir referansla takip edilir.

Entegrasyon ve güvenlik

Platform; ERP, CRM ve süreç yönetim sistemleriyle entegre çalışarak belgeleri ilgili kayıtla ilişkilendirir. Örneğin bir satın alma siparişine ait teklif ve faturalar sipariş ekranından doğrudan görüntülenir. Dosyalar şifreli saklanır, tüm erişim ve indirme işlemleri denetim kaydına yazılır.

Uygulama süreci

1. Mevcut belge türleri, klasör yapısı ve erişim ihtiyaçları belirlenir.
2. Yetki modeli, onay akışları ve saklama kuralları tasarlanır.
3. Mevcut belgeler meta verileriyle birlikte platforma taşınır.
4. Kullanıcı eğitimleriyle birlikte canlıya geçilir.

Sağladığı faydalar

• Doğru belgenin güncel sürümüne saniyeler içinde ulaşılır, arama için harcanan zaman azalır.
• Yetkisiz erişim ve kontrolsüz paylaşım riski merkezi yetki modeliyle kontrol altına alınır.
• ISO, KVKK ve iç denetim süreçlerinde istenen kanıtlar denetim kayıtlarından hızla raporlanır.
• Kâğıt arşiv ve fiziksel depolama maliyetleri düşer.
• Çalışan değişikliklerinde kurumsal bilgi kişisel klasörlerde kaybolmaz.

Neden Aksiyon Soft?

Aksiyon Soft, kurumsal yazılım ve özel yazılım geliştirme projelerinde belge yönetimini iş süreçlerinden ayrı bir arşiv olarak değil, süreçlerin merkezindeki bir bileşen olarak tasarlar. Klasör yapısı ve yetki modeli kurumunuzun organizasyonuna göre birlikte kurgulanır, mevcut belgelerin taşınması planlı bir geçiş sürecinde yapılır. Canlı sonrası destek, yedekleme kontrolleri ve sürüm güncellemeleriyle platformun güvenle çalışmaya devam etmesini sağlıyoruz.

Sık sorulan sorular

Mevcut belgelerimizi platforma nasıl taşırız?

Ortak klasörlerdeki ve eski sistemlerdeki belgeler toplu aktarım araçlarıyla klasör yapısı ve temel meta verileri korunarak taşınır.

Belgelere mobil cihazlardan erişilebilir mi?

Evet. Yetkili kullanıcılar belgeleri mobil uyumlu arayüzden görüntüleyebilir, saha ekipleri fotoğraf ve form çıktılarını doğrudan ilgili klasöre yükleyebilir.

Elektronik imza ile birlikte kullanılabilir mi?

Evet. Onay akışları elektronik imza ve mobil imza servisleriyle entegre edilebilir; imzalı belgeler sürüm geçmişiyle birlikte saklanır.

Depolama alanı ihtiyacı nasıl belirlenir?

Mevcut belge hacmi ve yıllık büyüme tahminine göre başlangıç kapasitesi planlanır. Depolama altyapısı ölçeklenebilir olduğu için hacim arttıkça kesinti olmadan genişletilir.